退職理由書 [ たいしょくりゆうしょ ]

用語解説

退職理由書とは、労働者が会社を退職する理由を文書としてまとめた書類を指す。
退職届とは異なり、退職の意思表示そのものではなく、退職に至った背景や事情を説明する目的で作成されることが多い。

退職理由書は、会社から提出を求められる場合のほか、労働者自身が状況を整理するために作成するケースもある。
特に、会社都合退職や合意退職を主張する場合、後日のトラブル防止や証拠として活用されることがある。

・退職を決意した主な理由
・心身の不調や家庭事情などの背景
・長時間労働やハラスメントの有無
・退職に至るまでの経緯

退職理由書の提出は法律上の義務ではなく、提出しなければ退職できないわけではない。
また、内容についても会社の意向に沿った理由を書く必要はなく、労働者が事実に基づいて記載することが重要である。

注意すべき点として、退職理由書の内容が、離職理由の判断や失業給付の扱いに影響する可能性がある。
例えば、「一身上の都合」と記載した場合、自己都合退職として扱われることがあるため、表現には慎重さが求められる。

体調不良や精神的限界が理由で退職する場合は、無理に詳細を書かず、「健康上の理由」など簡潔な表現にとどめることも一つの方法である。
また、医師の診断書がある場合は、それを別途提出することで補足説明とすることができる。

退職理由書は、あくまで退職の背景を説明する参考資料であり、労働者の権利を制限するものではない。
提出を求められた場合でも、内容に納得できない場合は修正を求めたり、提出自体を断ることも可能である。

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