証拠保全 [ しょうこほぜん ]

用語解説

証拠保全とは、労働トラブルや紛争が発生した際に、自分の主張を裏付ける証拠を失わないよう確保・保存しておく行為を指す。
退職、解雇、ハラスメント、未払い賃金などの問題では、証拠の有無が結果を大きく左右することが多い。

会社との関係が悪化した後では、証拠が削除されたり、改ざんされたりするおそれがある。
そのため、トラブルが表面化する前、または退職を検討し始めた段階で証拠保全を行うことが重要とされる。

【証拠として有効になりやすいもの】

・勤怠記録、タイムカード、シフト表
・業務指示や注意、叱責に関するメールやチャット履歴
・給与明細、雇用契約書、就業規則
・診断書や主治医の意見書

デジタルデータは、スクリーンショットやPDF保存、外部媒体へのバックアップなど、複数の方法で保存しておくことが望ましい。
社内システムにしかアクセスできないデータについては、在職中に確保しておく必要がある。

【証拠保全の際の注意点】

・私的な端末や個人アカウントで保存する
・改ざんと疑われないよう原本を残す
・違法な方法での取得は避ける

会社のサーバーへの不正アクセスや、持ち出し禁止資料の無断取得は、逆に労働者側の不利になる可能性がある。
あくまで正当な範囲での証拠確保が重要である。

証拠保全は、交渉、労働審判、裁判などあらゆる場面で自分を守るための基盤となる。
「証拠がないから言い分が通らない」という事態を防ぐためにも、早めの対応が大切である。