業務引継書 [ ぎょうむひきつぎしょ ]

用語解説

業務引継書とは、退職や異動、休職などにより担当者が業務を離れる際に、後任者へ業務内容や進行状況を伝えるために作成する文書を指す。
業務の属人化を防ぎ、組織として円滑に業務を継続するために重要な役割を持つ。

業務引継書には、日常的に行っている業務だけでなく、定期業務や突発対応、注意点なども含めて記載するのが一般的である。
特に、本人しか把握していない業務手順や判断基準を明確にしておくことで、引継ぎ後のトラブルを防ぐことができる。

【業務引継書に記載される主な内容】

・担当業務の概要と目的
・具体的な作業手順や使用ツール
・取引先や社内関係者の連絡先
・業務スケジュールや締切日
・注意点や過去のトラブル事例

退職時においては、業務引継書の作成が求められることが多いが、法的に必ず作成しなければならない義務があるわけではない。
ただし、就業規則や雇用契約で定められている場合や、業務上の信義則の観点から、一定の協力が求められるケースがある。

【業務引継書と退職トラブル】

退職を申し出た後、業務引継書の作成を理由に退職日を引き延ばされたり、過度な内容を要求されることがある。
業務引継書は合理的な範囲で対応すべきものであり、退職そのものを妨げる理由にはならない。

また、精神的限界や緊急退職の場合には、十分な引継ぎができないこともある。
その場合でも、可能な範囲で簡潔な引継ぎを行えば足りるとされることが多く、無理な要求に応じる必要はない。

業務引継書は、退職時の印象を左右する実務的な書類である一方、労働者の権利を制限するものではない。
自身の体調や状況を最優先にしながら、現実的な範囲で対応することが大切である。